الرقابة الداخلية والتدقيق (ج1 من 2) – بقلم المهندس محمد جواد آل السيد ناصر الخضراوي

الرقابة الداخلية

يعد نظام الرقابة الداخلية أحد العوامل الأساسية والأساسية للإدارة الفعالة والفعالة. ويغطي نظام الإدارة الكامل للمنظمة/الشركة/المؤسسة، سواء المالية أو غير المالية. ونظام الرقابة الداخلية مفيد للإدارة وكذلك للمراجع في تحقيق الأهداف والغايات بشكل فعال. ولذلك، يغطي نظام الرقابة الداخلية عددًا من الفحوصات والرقابة لضمان العمل الفعال والاقتصادي.

وهناك نوعان من الضوابط: الرقابة المالية والرقابة الإدارية. وتعد موثوقية السجلات المالية وحماية الأصول جزءًا من الرقابة المالية.

وتدرك الرقابة الداخلية خطة المنظمة/الشركة/المؤسسة وجميع أساليب التنسيق والتدابير المعتمدة داخلها لحماية أصولها، والتحقق من دقة وموثوقية بياناتها المحاسبية لتعزيز الكفاءة التشغيلية وتشجيع الإلتزام بالسياسات الإدارية المحددة.

وللرقابة الداخلية خصائص رئيسية هي:

• طاقم عمل مؤهل وجدير بالثقة
• السجلات المالية وخطة المنظمة الأخرى
• الخطط التنظيمية
• الفصل بين الواجبات
• الرقابة
• التفويض
• الممارسة السليمة
• التدقيق الداخلي
• الضوابط الحسابية والمحاسبية.

ويغطي نظام رقابة داخلي جيد – بشكل عام – المجالات الرئيسية التالية:

• النقد – يتم تطبيق الرقابة الداخلية على المدفوعات والإيصالات الخاصة بالمنظمة/الشركة/المؤسسة للحماية من اختلاس النقد
• التحكم في البيع والشراء – مع وجود نظام تحكم مناسب وفعال للمعاملات المتعلقة بشراء وبيع المواد، يجب التعامل مع المواد والمحاسبة عن ذلك.
• الرقابة المالية – تتعامل مع نظام المحاسبة والتسجيل والإشراف الفعال.
• مكافآت الموظفين – يتم تطبيق نظام الرقابة الداخلية لإعداد وصيانة سجلات الموظفين وطرق الدفع أيضًا. ومن الضروري أيضًا الحماية من اختلاس النقد.
• النفقات الرأسمالية – يضمن نظام الرقابة الداخلية العقوبة المناسبة للنفقات الرأسمالية وكذلك استخدامها للغرض المقصود.
• مراقبة المخزون – يغطي التعامل الصحيح مع المخزون، وتقليل العناصر البطيئة الحركة أو المخزون الميت، والتقييم المناسب للمخزون، وتسجيله، وما إلى ذلك.
• التحكم في الاستثمارات – يتم تطبيق نظام الرقابة الداخلية على التسجيل الصحيح للمعاملات سواء كانت مشتريات أو إضافات أو بيع أو استرداد، أو دخل من الاستثمارات، أو ربح أو خسارة على الاستثمار.

التدقيق

التدقيق هو نشاط مباشر للتحقق – مثل التفتيش أو الفحص – لعملية أو نظام جودة، لضمان الإمتثال للمتطلبات. ويمكن أن يطبق على منظمة/شركة/مؤسسة بأكملها أو قد يكون محددا لوظيفة أو عملية أو خطوة إنتاج. ولبعض عمليات التدقيق أغراض إدارية خاصة، مثل مراجعة الوثائق أو المخاطر أو الأداء، أو متابعة الإجراءات التصحيحية المكتملة.

ويعرف التدقيق أيضا بأنه “عملية منهجية ومستقلة وموثقة للحصول على أدلة التدقيق [السجلات أو بيانات الوقائع أو غيرها من المعلومات ذات الصلة والتي يمكن التحقق منها] وتقييمها بموضوعية لتحديد مدى استيفاء معايير التدقيق [مجموعة من السياسات أو الإجراءات أو المتطلبات]”. وهناك ثلاثة أنواع رئيسية من عمليات التدقيق:

1. تدقيق الاجراءات للتحقق من فاعلية الاجراءات وأنها تعمل ضمن الحدود المحددة. ويقوم بتقييم إجراء أو طريقة مقابل تعليمات أو معايير محددة سلفا لقياس المطابقة لهذه المعايير وفعالية التعليمات. وقد تقوم مراجعة الاجراء بما يلي:
   • • • التحقق من المطابقة للمتطلبات المحددة مثل الوقت والدقة والاستجابة.
       • فحص الموارد (المعدات والمواد والأشخاص) المطبقة لتحويل المدخلات إلى مخرجات والبيئة والأساليب (الإجراءات والتعليمات) المتبعة والتدابير التي تم جمعها لتحديد أداء الاجراء.
       • التحقق من كفاية وفعالية ضوابط الاجراءات التي وضعتها أساليب العمل وتعليمات العمل والمخططات الانسيابية ومواصفات التدريب والعملية.
2. تدقيق المنتج وهو فحص لمنتج أو خدمة معينة، مثل الأجهزة أو المواد المصنعة أو البرامج، لتقييم ما إذا كانت تتوافق مع المتطلبات (أي المواصفات ومعايير الأداء ومتطلبات العملاء).
3. تدقيق النظام وهو مراجعة تتم على نظام إداري. ويمكن وصفه بأنه نشاط موثق يتم إجراؤه للتحقق، من خلال فحص وتقييم الأدلة الموضوعية، من أن العناصر المعمول بها في النظام مناسبة وفعالة وتم تطويرها وتوثيقها وتنفيذها وفقا للمتطلبات المحددة وبالاقتران معها.
4. تدقيق الأداء: يشير إلى فحص مستقل لبرنامج أو وظيفة أو عملية أو أنظمة وإجراءات إدارية لكيان حكومي أو كيان غير ربحي لتقييم ما إذا كان الكيان يحقق الاقتصاد والكفاءة والفعالية في توظيف الموارد المتاحة. أصبحت السلامة والأمن وأداء أنظمة المعلومات والمخاوف البيئية موضوع عمليات التدقيق بشكل متزايد. يوجد الآن متخصصون في التدقيق متخصصون في عمليات تدقيق الأمن وتدقيق أنظمة المعلومات. مع المنظمات غير الربحية والوكالات الحكومية، كانت هناك حاجة متزايدة لعمليات تدقيق الأداء، ودراسة نجاحها في تحقيق أهداف المهمة.
5. تدقيق الجودة: يتم إجراء عملياته للتحقق من التوافق مع المعايير من خلال مراجعة الأدلة الموضوعية. وقد يتحقق نظام تدقيق الجودة من فعالية نظام إدارة الجودة، وهو جزء من الشهادات مثل (ISO 9001). وتتحقق عمليات تدقيق الجودة من وجود دليل موضوعي يظهر التوافق مع الاجراءات المطلوبة، ولتقييم مدى نجاح تنفيذ الاجراءات، وللحكم على فعالية تحقيق أي مستويات مستهدفة محددة. وتعد عمليات تدقيق الجودة ضرورية أيضًا لتقديم أدلة تتعلق بالحد من مجالات المشكلات والقضاء عليها، وهي أداة إدارة عملية لتحقيق التحسين المستمر في المنظمة/الشركة/المؤسسة. ولإفادة المنظمة/الشركة/المؤسسة، لا يجب على تدقيق الجودة الإبلاغ عن عدم المطابقة والإجراءات التصحيحية فحسب، بل يجب أيضًا إبراز مجالات الممارسة الجيدة وتقديم دليل على المطابقة. وبهذه الطريقة، قد تشارك الإدارات الأخرى المعلومات وتعديل ممارسات العمل نتيجة لذلك، مما يعزز أيضًا التحسين المستمر.
6. تدقيق الطاقة: هو فحص ومسح وتحليل لتدفقات الطاقة للحفاظ على الطاقة في مبنى أو عملية أو نظام لتقليل كمية مدخلات الطاقة في النظام دون التأثير سلبًا على المخرجات.
7. تدقيق العمليات (التدقيق التشغيلي): هو فحص لعمليات تشغيل عميل. وفي هذا التدقيق، يفحص المدقق بدقة كفاءة وفعالية واقتصاد العمليات التي تحقق بها إدارة الكيان (العميل) هدفها. ويتجاوز التدقيق التشغيلي قضايا الضوابط الداخلية لأن الإدارة لا تحقق أهدافها فقط من خلال الامتثال لنظام مُرضٍ من الضوابط الداخلية. وتغطي عمليات التدقيق التشغيلية أي أمور قد تكون غير سليمة تجاريًا. والهدف من التدقيق التشغيلي هو فحص العناصر الثلاثة وهي:
   • • • الفعالية – القيام بالأشياء الصحيحة بأقل إهدار للموارد.
       • الكفاءة – أداء العمل في أقل وقت ممكن.
       • الاقتصاد – التوازن بين الفوائد والتكاليف لتشغيل العمليات.
8. تدقيق المشروع: يوفر فرصة للكشف عن المشكلات والمخاوف والتحديات التي تمت مواجهتها خلال دورة حياة المشروع. يتم إجراء التدقيق في منتصف الطريق خلال المشروع، وهو يوفر لمدير المشروع وراعي المشروع وفريق المشروع نظرة مؤقتة لما سارت عليه الأمور وهل هي على ما يرام، بالإضافة إلى ما يحتاج إلى تحسين لإكمال المشروع بنجاح. إذا تم إجراء التدقيق في نهاية المشروع، فيمكن استخدام التدقيق لتطوير معايير النجاح للمشاريع المستقبلية من خلال تقديم مراجعة الطب الشرعي. تحدد هذه المراجعة عناصر المشروع التي تمت إدارتها بنجاح وأيها تمثل تحديات. نتيجة لذلك، ستساعد المراجعة المنظمة/الشركة/المؤسسة على تحديد ما يتعين عليها القيام به لتجنب تكرار نفس الأخطاء في المشاريع المستقبلية. ويمكن أن تخضع المشاريع لنوعين من عمليات تدقيق المشروع:

• • • عمليات تدقيق الصحة المنتظمة: الهدف منه هو فهم الوضع الحالي للمشروع من أجل زيادة نجاح المشروع.
    • عمليات التدقيق التنظيمي: الهدف منه هو التحقق من أن المشروع متوافق مع اللوائح والمعايير. وتوضح أفضل الممارسات أن التدقيق التنظيمي يجب أن يكون دقيقًا وموضوعيًا ومستقلًا مع توفير الإشراف والضمانات للمنظمة/الشركة/المؤسسة.

وهناك أشكال أخرى من تدقيقات المشروع:

• رسمي: يتم تطبيقه عندما يكون المشروع في مأزق، ويوافق الراعي على الحاجة إلى التدقيق، والحساسيات عالية، ويجب أن يكون قادرًا على إثبات الاستنتاجات من خلال أدلة مستدامة.
• غير رسمي: عندما يتم تعيين مدير مشروع جديد، وليس هناك ما يشير إلى أنه يواجه مشاكل وتحديات وهناك حاجة للإبلاغ عما إذا كان المشروع يتعارض مع المكان الذي من المفترض أن تطبق فيه عمليات التدقيق غير الرسمية نفس معايير التدقيق الرسمي ولكن ليس هناك حاجة لمثل هذا التقرير المتعمق أو التقرير الرسمي.

ويقيم تدقيق نظام إدارة الجودة برنامج إدارة الجودة المعمول به لتحديد مطابقته لسياسات المنظمة/الشركة/المؤسسة والتزامات العقود والمتطلبات التنظيمية. وبالمثل، يفحص تدقيق النظام البيئي نظام الإدارة البيئية، ويفحص تدقيق نظام سلامة الأغذية نظام إدارة سلامة الأغذية، ويفحص تدقيق نظام السلامة نظام إدارة السلامة.

ويمكن استخدام أساليب أخرى، مثل مراجعة الحسابات المكتبية أو مراجعة الوثائق، بشكل مستقل أو لدعم الأنواع العامة الثلاثة من عمليات التدقيق. ويتم تسمية بعض عمليات التدقيق وفقا للغرض منها أو نطاقها. فنطاق تدقيق الإدارة أو الوظيفة هو إدارة أو وظيفة معينة. ويتعلق الغرض من التدقيق الإداري بمصالح الإدارة، مثل تقييم أداء منطقة/ادارة أو كفاءتها.

ويمكن أيضا تصنيف التدقيق على أنه داخلي أو خارجي، اعتمادا على العلاقات المتبادلة بين المشاركين. ويتم إجراء عمليات التدقيق الداخلي من قبل موظفي المنظمة/الشركة/المؤسسة، ويشار اليها غالبا باسم عمليات تدقيق الطرف الأول. أما عمليات التدقيق الخارجية، فيتم اجراؤها من قبل وكيل خارجي، ويمكن أن تكون عمليات التدقيق الخارجية إما طرفا ثانيا أو طرفا ثالثا.

 المصادر:

1. International Professional Practices Framework: Practice Advisories on Fraud, Published by The Institute of Internal Auditors (IIA)
2. tutorialspoint.com/auditing/auditing_internal_control.htm
3. https://asq.org/quality-resources/auditing
4. https://corporatefinanceinstitute.com/resources/knowledge/accounting/what-is-an-audit/
5. https://www.managementstudyguide.com/what-is-auditing-its-types-and-purposes.htm
6. https://en.wikipedia.org/wiki/Audit
7. https://www.merriam-webster.com/dictionary/audit
8. http://auditarabia.com/page.php?id=6
9. http://auditarabia.com/page.php?id=8
10. http://auditarabia.com/page.php?id=92
11. http://auditarabia.com/page.php?id=93
12. http://www.auditarabia.com/page.php?id=94
13. http://www.auditarabia.com/page.php?id=95http://www.auditarabia.com/page.php?id=95
14. http://www.auditarabia.com/page.php?id=122