علوم القطيف مقالات علمية في شتى المجالات العلمية
كتاب: أسرار إدارة الوقت…أسرار يحكيها الخبراء!
المؤلف: مارتن مانسر- Martin H. Manser
[Time Management (Secrets)]
لماذا تلخيص الكتب؟
في ضوء التضخم المعرفي الذي نشهده، وصدور الكثير من الكتب في كل عام، ورغبتنا في قراءة المزيد منها، مع ضيق الوقت وكثرة المشاغل نجد أنفسنا محرومين من القراءة. من هنا تأتي أهمية تلخيص الكتب ليوفر ذلك علينا الجهد والوقت والملل من القراءة أيضاً، حيث الكثير من الكتب خالية من عناصر التشويق مثل الصور، مع كثرة الصفحات وافتقادها إلى الأسلوب الجذاب، أو حتى ترتيب الموضوعات بشكل يدفع القارئ للتفاعل معها، لكن التحدي هنا: كيف يمكن التلخيص مع الاحتفاظ بروح الكتاب.
إن عملية التلخيص التقليدية تقوم في الغالب على تلخيص الكتاب إلى الربع، أو القيام بهيكلة جديدة وقواعد جديدة أيضاً، فكأننا أعدنا تأليف الكتاب من جديد، لكن بصورة مصغرة، وهذا ربما يصلح لبعض الكتب ذات الصفحات القليلة نسبياً، أما الكتب الذي يبلغ تلخيصها ربما مئات الصفحات، أو يكون ملخصها كبيراً فلا يشجع ذلك على قراءته.
على ذلك اتبعت طريقة أحسب أنها جديدة وعملية، سأتبعها في هذا الموضوع ومواضيع قادمة ، وتقوم على أن يكون التلخيص مختصراً بقدر الإمكان حتى يغري بقراءته، وإعادة صياغة النص بلغته، وباستخدام نفس المفردات ما أمكن، مع الحفاظ على نفس الأفكار، بحيث يكون الملخص كأنه جزءٌ من الكتاب من حيث الأسلوب والأفكار والمفردات؛ لأن التلخيص بصياغة شخصية حتى مع الحفاظ على نفس الأفكار يفقد النص روحه، فتجد الملخص غريباً عن الكتاب.
إن أهمية التلخيص تتجلى في أنه: عملية فكرية، ومهارة لغوية، وتوفير للوقت والجهد، وتمييز للأفكار الرئيسة للكتاب من الأفكار الثانوية، بحيث يمكن الاستغناء عن قراءة الكتاب نسبياً، وليس مطلقاً بالطبع.
عملية التلخيص لا شكّ أنها مجهدة وتستهلك وقتاً وجهداً كبيراً، لكن ثمرتها مفيدة وعملية، بل رائعة أيضاً، لما تمثله من إمكانية تحقيق الاطلاع للكثير من الناس وبمنتهى السهولة واليسر.
• تعلم استثمار الوقت بفاعلية
– اليوم هو 24 ساعة، ويمكن لعددٍ من الأساليب أن تساعد في استثمار الوقت بكفاءة، وذلك لتحقيق استخدام أفضل استخدام للموارد المتاحة.
• هناك 50 سرًّا مقسّمة على سبعة فصول من الكتاب، إذا تم اتباع هذه الأسرار السبعة ستتعلم كيفية استثمار الوقت جيّداً، وكييف تنظم حياتك بشكل فعّال، وهذه الفصول، هي: اِعرف نفسك، اِعرف عملك، رتّب نفسك، أدِّ عملك بشكل أفضل، العمل الجماعي الفعّال، التواصل بفعالية، تنظيم الوقت.
(1) اِعرف نفسك
– إذا عرفت من أنت، وماذا تريد في هذه الحياة، يمكنك أن تحدّد أولوياتك تبعاً لذلك.
– هل لديك رؤية واضحة للحياة، وما أكثر ما تهتم به، من خلال الإجابة على بعض الأسئلة تستطيع أن تحدّد الأمور المهمة حقاً في حياتك، وبالتالي تقرر أسلوبك المناسب في قضاء الوقت المناسب.
1- ما الدافع الذي يدفعك نحو الإنجاز.
2- وما الذي رغبت دائماً أن تفعله؟ أين ترى نفسك في غضون عام أو خمسة أعوام؟
3- ماهي المهارات والقدرات التي لديك وتريد تطويرها؟.
4- النقاش: هل أنت أمين مع نفسك؟ أم أنك غير واقعي على الإطلاق؟.
5- الوضوح: من الأفضل أن تضع أهدافاً إيجابية واضحة مثل “أودّ أن … في غضون خمس سنوات”.
– أحضر ورقاً وقلماً واكتب أهدافك بدقة، اكتب الهدف الأساسي والكلمات الدلالية المرتبطة به.
– اِعرف متى تؤدي عملك على أفضل وجه ممكن، فلكلّ منّا فترة خلال اليوم يرتفع فيها أداؤه، قد تكون في وقت مبكر من الصباح، مثلاً فعليك أن تستثمر هذه الأوقات ولا تهدرها فيما لا يفيد، ولا تقضي أوقات النشاط هذه في القيام بأعمال روتينية.
– من الخطوات المهمة في إدارة الوقت أن تدرك كيفية قضائك له، يجب أن تقوم بتسجيل جميع تفاصيل يومك وما تقوم به.
– تغلب على الضغوط في حياتك التي تنال من حالتك النفسية والبدنية، وتعلم كيف تحقق التوازن بين في حياتك بين الأسرة والعمل والأصدقاء، فمن المهم إدارة هذه الضغوط عبر الإرشادات التالية:
حدد مواعيد منتظمة لفترات الراحة.
تعلم أن تقول لا، ولا تحاول أن تقوم بكلّ شيءٍ في هذا العالم.
خطط للإجازات مسبقاً.
خصص وقتا لأسرتك.
اِحرص على ممارسة هواية جديدة أو العمل التطوعي.
اِقضِ بعض الوقت مع الأصدقاء.
مارس الفكاهة.
مارس الرياضة.
متع نفسك بالفنّ والموسيقى.
انتبه لجانبك الروحي وحافظ على الصلاة.
استعدّ للتغيير ما تحتاج إلى تغييره حيث تدير وقتك بفعالية.
– هناك ثماني أفكار لمساعدتك على الوعي بفكرة التغيير في حياتك، وهي:
1- جرب طرقاً جديدة للقيام بأمورك.
2- اعترف بأنك لا تعرف كلّ شيء وتعلم من اخطائك.
3- اسأل المزيد من الأسئلة وفكر في طرق إبداعية.
4- تعلم من التجارب السابقة ومن ماضيك.
5- لا تخشَ الفشل، يقول أديسون: “لم أفشل، لقد اكتشفت فقط 10.000 طريقة لا تعمل”.
6- راجع أداءك بانتظام.
7- قيّم أهدافك، حتى تحكم على ما إذا كنت في طريقك نحو بلوغ أهدافك أم لا.
8- استعنْ بأصدقائك ليساعدوك على التغيير.
(2) اِعرف عملك
– تأمل في وظيفتك وفكر في مدى فاعليتك في القيام بها كما يجب وذلك عبر:
1- اكتب ما تظنّ بأنه الهدف العام لوظيفتك.
2- اكتب في المجالات الرئيسة التي ينطوي عليها الهدف العام لوظيفتك.
3- اكتب الأنشطة التي يجب القيام بها من أجل تحقيق المجالات السابقة.
4- فكر في الكيفية التي تقضي بها الوقت لخدمة الهدف العام والمجالات الرئيسة والأنشطة المطلوبة، ما الذي تحبّ أن تقلل أو تكثر منه.
5- إنْ كنت تعمل ضمن فريق، فكر في مدى توافق وظيفتك ومجالاتها وأنشطتها مع مثيلاتها لزملائك ورئيسك ومرؤوسيك ومن حولك.
6- راجع الخطوات الأربع الأولى بانتظام مع رئيسك وفي جلسات التقييم.
– تأكد أنك تقضي معظم الوقت في القيام بالجزء الرئيس من وظيفتك.
– توقف عن التأجيل؛ لأنه كلما زاد تأجيلك للمهام زاد إعراضك عنها، ومن ثم زادت صعوبة إنهائها.
– هناك بعض الأساليب التي تساعدك على التغلب على التسويف، وهي:
1- قسّم الأهداف الكبيرة إلى أهداف أصغر، واعمل على واحد من الأجزاء.
2- اِبدأ بالجزء الصعب في أكثر أوقاتك نشاطاً.
3- امنح نفسك جائزة بعد إكمال المهمة.
4- أدّ المهام الروتينية في أقل أوقاتك إنتاجية، أو في أوقات الراحة.
– حافظ على تركيزك، وذلك حتى لا تفقد الحافز، لاستكمال المهام التي بين يديك، وعليك أن تضع لنفسك معدلات أداء واقعية، تساعدك على العمل بشكل جيّد.
– حدد أهدافك دون أن تكون صعبة للغاية أو غير واقعية، وحدّد لها وقتاً وامنح نفسك قسماً من الراحة بعد إنجازك المهمة.
– حدّد المهمة، ويجب أن يكون الهدف هو إتمام المهمة بدلاً من العمل لفترة معينة، مثلاً قل لنفسك: أريد أن أنهيَ المهمة بحلول الساعة الثالثة بدلاً من سأقضي ساعة في العمل لأداء المهمة.
– حدّد إطاراً زمنياً إنْ كنت أنهيت المهمة في الوقت المحدّد او قبله، فهذا جيّد وإلا لا تستسلم أو تتوقف إذا قربت من النهاية.
– إنْ كنت مضطراً للتوقف أو المقاطعة دون ملحوظة توضح الموضع الذي أنهيت عليه، حتى تستأنف العمل من عنده، وفكر في طرق إبداعية للتعامل مع الصعوبات.
– اكتشف أسباب ضعف الحافز لديك في بعض الأوقات، إليك بعض الأفكار الشائعة حول ضعف الحافز وبعض المقترحات للتعامل معها:
– لا أشعر برغبة في فعل ذلك: اِفعل ما تعرفه أنه صواب بغض النظر عن شعورك نحوه.
– لا أعرف من أين أبدأ: قسّم المهمة إلى مهام أصغر.
– لا أشعر برغبة في العمل: حدّد مهام بسيطة وكافئ نفسك عندما تنجز المهمة.
– إنها مهمة مملة: ضع لنفسك إطاراً زمنياً للانتهاء من جزء من المهمة في عشر دقائق.
– أنا أعمل بشكل أفضل عندما اقترب من الموعد النهائي: مع صحة ذلك بإمكانك تخطيط وقتك بشكل أفضل.
– أخشى أن أفشل: كن شجاعاً، فكر في أسوأ الاحتمالات وتعلم من أخطائك السابقة إن لزم الأمر، تعلم مهارات جديدة.
– أنا افعل ذلك دائماً بهذه الطريقة: جازف وأدِّ المهمة بطريقة مختلفة.
– عندما تتخذ القرار، إليك بعض الإرشادات للتوصل إلى قرار بشأن الأمور الأكثر أهمية:
تساءل: ما مزايا وعيوب هذا الخيار؟ ما آثار اختياره؟ ماذا يحدث لو لم أتخذ قراراً على الإطلاق؟ ما هو الإطار الزمني لاتخاذه؟ ممن أطلب النصيحة؟ كن مبدعاً وتحلَّ بخيال واسع في التفكير بالحلول الممكنة، مستقبلاً لا تتجاهل حدسك.
– اِعمل في أيّ مكان والمنزل حتى تنجز المزيد من العمل وتمتلك المرونة وتتحكم في جدول أعمالك، وتعلم الاستفادة بوقتك أينما كنت أثناء تنقلك في السفر وفي المنزل.
– إنْ كنت تستطيع العمل من المنزل بشكل منظم ستحتاج إلى ما يلي: حدد أوقاتاً منظمة لبدء العمل وإنهائه يومياً، لا تظلّ وحدك دون دردشة مع الأصدقاء، بل بادر بتنظيم أوقات للقاء معهم، تجنب المشتتات، وأخبر أصدقاءك وأسرتك أنك مشغول، حدّد مكان عملك مثلاً في غرفة مستقلة، اِستعن بمساعدة المحترفين.
(3) رتب نفسك
– رتب مكتبك بحيث كل ما تحتاج إليه يكون قريباً منك، وتخلص من ركام الأوراق التي لا تحتاج إليها، الهدف من ذلك هو ترتيب الأشياء حتى يمكنك العمل بفعالية والحصول على ما تحتاج إليه بسرعة لتحقق أقصى سهولة في الاستخدام.
– هناك خمس عمليات لترتيب مكتبك بشكل أفضل:
1- ضع الأشياء دائماً في متناولك، حتى لا تضطر إلى النهوض في كل مرة من مكانك، وأزل من مكتبك كلّ ما ليس له علاقة بعملك الذي تزاوله.
2- استخدم حامل للرسائل الواردة والصادرة، وصنف الرسائل إما بحفظها أو التخلص منها.
3- اِمضِ بعض الوقت لتنظيف المكتب، ولا تترك على المكتب أكثر مما تحتاج إليه من الأدوات.
4- اِحفظ الملفات القديمة وضع لاصقاً على كلٍّ منها، يتضمن المعلومات الضرورية.
5- اِحرص على أن يساعدك الكمبيوتر على القيام بعملك بكل كفاءة، وأمان وراحة، وينصح بأن تكون شاشة الكمبيوتر على مسافة 63 سم من عينيك وارتفاعها تحت مستوى عينيك.
– استخدم المفكرة من أجل متابعة أمورك بانتظام، واستخدم مفكرة برنامج out look حتى يُمكن للآخرين رؤية مواعيدك المقررة، والأوقات الخالية من المواعيد؛ لأنه سواء كانت المفكرة ورقية أو رقمية، المهم هو أن تكون لديك واحدة لتدوين المهام والإجراءات المطلوبة، في المفكرة حدد مواعيد منطقية، دون التفاصيل الكافية حتى تفهمها عندما تقرأها ثانية، يفضل استخدام قلم رصاص، استخدم الأجهزة الإلكترونية لتنبيهك بالمواعيد، واستخدم مخططاً حائطياً حتى ترى الصورة بشكل أشمل، كذلك يمكنك وضع البيانات المهمة مثل رقم الهاتف وعنوان البريد الإلكتروني وغيره في مفكرتك.
– استخدم المفكرة لتساعدك في السيطرة على وقتك.
– حدّد المهام التي تؤديها بانتظام مثل تصفح البريد الإلكتروني، بحيث تكون منظمة للغاية بحيث لا تحتاج إلى إدراجها في القائمة.
– أمّا المهام المقصودة، فهي:
المهام اليومية والأسبوعية مثل ملء جدول المواعيد وإجراء المكالمات.
المهام الشهرية مثل كتابة التقارير.
المهام السنوية مثل إعداد التقرير المالي في نهاية العام.
تحديد المهام التي ستوضع في المفكرة، وتجزيئ المهام الكبيرة إلى عناصر متكررة في المفكرة، وضع تفاصيل كافية، وتقسيم المهام إلى وحدات أصغر، وقابلة للتنفيذ.
وضع قائمة مراجعة للمهام التي تؤديها بشكل منتظم، حتى تؤثر عليها عند اكتمالها.
– يساعد فرز الأوراق على الوصول إلى المعلومات بكل سهولة، ونظام الفرز الجيّد يستند إلى مبادئ، هي:
استخدم نظاماً مناسباً: بمكن تذكره مثل الترتيب الأبجدي أو حسب التاريخ.
كن واضحاً: ضع اسماً لكل ملف.
كن محدّداً: قسم المشروعات الكبيرة إلى جوانب لكلّ جانب ملف.
ساعد نفسك: ضع في البيانات في الملفات التي تساعدك مثل بيانات الاتصال.
فكر في المستقبل: اكتب ملاحظات لنفسك وضع عليها التاريخ وضعها في الملف.
في الملفات الإلكترونية احتفظ بنسخ احتياطية.
حدد وقتاً منظماً لفرز أوراقك في الملفات.
تخلص مما لا يلزم من الأوراق وضعها في سلة المهملات.
– ضع قائمة مهام اليوم: بعد تقسيم أهدافك إلى مهام أصغر عليك أن تبدأ في إعداد قائمة للمهام التي تحتاج إلى إنهائها في يوم معيّن، وتجمع قائمة مهام اليوم هذه المهام التي يجب القيام بها.
– يمكنك اختيار المهام من الأهداف طويلة المدى، والمهام الخاصة بالمشروعات التي بين يديك، واللقاءات المنتظمة، ولا تركز على المهام الحتمية أو العاجلة، بل ركز على المهام التي تحقق أهدافك بعيدة المدى.
– يُفضل أن تكون المهام مكتوبة على ورقة مقاس A4 على جانبها الأيمن تكتب المهام الرئيسة التي يجب الانتهاء منها في هذا اليوم، وفي منتصف الورقة الأشخاص الذين يجب الاتصال بهم هاتفياً، أو بالبريد الإلكتروني، وعلى الجانب الأيسر المهام الروتينية التي يقوم بها الشخص في أوقات ضعف الإنتاجية في اليوم أو الانتظار.
– ضع جدولاً واقعياً، إليك بعض الإرشادات لوضع جدول مناسب:
قسم المشروع إلى وحدات أصغر أو مهام.
رتب المهام المختلفة، بعضها يجب أن يتم بعد إكمال ما قبله.
احسب كم تستغرق كل مهمة بالساعات أو الأيام.
احسب الموارد والاحتياجات اللازمة مثل المال والموظفين؛ ليكتمل المشروع.
– قم بإعداد مخطط وضع عليه تاريخ بداية ونهاية كل مشروع، ولكل مهمة فيه.
– راعِ أن بعض الزملاء الموجودين في مشروعك قد يكونون في نفس الوقت مشتركين في مشاريع أخرى.
– يجب مراعاة الظروف الطارئة والخارجة عن الإرادة، ولهذا ابنِ تخطيطك للعام على 40-44 أسبوعاً، وليس 52 أسبوعاً؛ كي يكون العمل مثمراً.
(4) أدِّ عملك بشكل أفضل
– أدِّ عملك بذكاء: فلن تفيدك الأهداف غير الواقعية أو المبهمة، حدّد أهدافاً واقعية وقابلة للتحقيق.
– لا بُدّ أن تتسم الأهداف بذكاء، ويجب أن تكون محددة، ماذا تريد أن تحقق مع التركيز تماماً على ما تفعله.
– أن تكون الأهداف قابلة للقياس حتى تستطيع تقييم التقدم والتأخر فيها.
– أن تكون قابلة للتحقيق واقعية وممكنة، ذات صلة بالرؤية الأوسع لما تريد تحقيقه، محددة بوقت، يمكن تقييمها، وعمل تقرير بها.
– اِحرص على توفير الوقت: فكر في طرق فاعلة لأداء مهامك وسيزيد ذلك من إنتاجيتك أو إنتاجية شركتك، لهذا فكر هل هناك طريقة أفضل؟، ركز على أهدافك دائماً، اِمنح نفسك وقتاً كافياً للتخطيط قد يستغرق ذلك بعض الوقت لكنه في النهاية سيوفر وقتك.
– اِستبق الأحداث قبل انتظارها: يعني ذلك التصرف بمسؤولية، وتقرير ما تريد فعله، وإجراء تغييرات معينة، وحتى تستبق الأحداث قم بما يلي:
تحمل مسؤولية كيف قضاء وقتك، والتحكم في تصرفاتك تحت تأثير الظروف الخارجية، التي تسبب ضياع قدر كبير من الوقت.
فكر في نتائج خططك وحدّد أهدافاً بعيدة المدى، وفكر في كيفية تحقيقها، وهذا يعني تركيز تفكيرك وتصرفاتك على جوانب المشروع التي تملك التحكم فيه
خذ بزمام المبادرة حتى تتحقق أهدافك.
فكر في كيفية تغيير ممارساتك الحالية، حتى تستبق الأحداث وتتحكم في مستقبلك.
– حدّد المهم والعاجل: اِبدأ فوراً بتنفيذ المهام الأكثر أهمية وإلحاحاً من قائمة المهام اليومية.
– صنف المهام من حيث الأهمية وفق أرقام كالتالي:
1- مهام ملحة ومهمة، وهي المهام التي يجب القيام بها عند التعامل مع أزمة أو موعد نهائي يقترب بسرعة.
2- مهام مهمة لكنها أقلّ إلحاحاً، وهي الجزء الأكبر من عملك، ويستغرق معظم الوقت.
3- مهام ملحة لكنها أقلّ أهمية: مثل إجراء المكالمات الهاتفية، وحضور الاجتماعات، قلل من هذه النوعية إلى الحدّ الأدنى، وفوضها إلى غيرك مع الإمكان.
4- مهام أقلّ إلحاحاً وأهمية: حدّد هذه المهام في أقلّ الأوقات إنتاجية.
– قسم المهام الكبيرة إلى خطوات صغيرة: وهذا سيقلل من خوفك وقلقك، إذا كانت إحدى المهام شاقة ولا تعرف من أين تبدأ ضع مخططاً لمراحلها وقسمها إلى خطوات أصغر وأسهل في التنفيذ، مع بعض الملاحظات، وهي:
اِنتهِ من كلّ خطوة صغيرة تماماً قبل الانتقال إلى غيرها.
اِبدأ بالجزء الأطول والأصعب.
حدد الإطار الزمني.
أوقف العمل كلّ يوم في مكان مناسب عند انتهاء مهمة؛ لأنه سيكون من السهل عليك البدء في أخرى على القائمة عندما تستأنف العمل.
– أدِّ عملك بإتقان من المرة الأولى: إن أداء عملك بالشكل الصحيح حتى لو لم يبدُ مهماً، تستفيد منه المؤسسة، كما تستفيد منه أنت شخصياً، حيث ستوفر على نفسك ملل إعادة العمل عدة مرات.
– لترسيخ مبدأ أداء الدور على الوجه الصحيح من المرة الأولى في المؤسسة، تأكد أن كل فرد من الموظفين يدرك دوره ومسؤولياته بوضوح ويدرك أهمية الجودة، وأن عمله يجب أن يكون في أعلى مستويات الجودة دائماً.
– تعامل مع المشاكل بإبداعية: يجب أن تنظر إلى الصعوبات والمشاكل باعتبارها تحديات يجب التعامل معها، وهناك طرق إبداعية لكل المشكلات، وهي:
التحدث مباشرة إلى الزملاء وجهاً لوجه بشأن المشكلة.
استشارة الخبراء أو شخص تعامل بنجاح مع هذا النوع من المشاكل.
التفكير في الطرق المختلفة لوصف المشكلة، التفكير فيها بعمق والسعي لحلّ المشكلة من جذورها، التفكير في الجوانب المختلفة لها نأخذ قسطاً من الراحة مثل النوم ثم نستأنف التفكير مرة أخرى فيها.
– حل المشكلات لا يتوقف على المنظق المحض قد تحتاج أحياناً إلى التفكير الإبداعي.
– الحياة ليست عملاً فقط: العناية بنفسك جزء لا يتجزأ من وسائل رفع جودة العمل، ويشمل ذلك الراحة من العمل في يوم العمل، أيضاً الاسترخاء بعد العمل والاستمتاع بالإجازات.
– إذا لم تأخذ إجازة ستعرض نفسك لضغوط العمل الزائد، وبالتالي المرض، وهناك نطاقان أساسيان للنشاط يجب أن يكونا جزءًا من حياتك حيث يمنحك كلاهما الراحة، وهما: الأنشطة الاجتماعية، والتمرينات الرياضية، احجز لهذه الأنشطة مكاناً في جدولك المزدحم، ومن المهم أيضاً الاهتمام بالطعام والشراب وتجنب الإفراط في تناول السجائر والكافيين والامتناع عن تناول الكحوليات.
(5) العمل الجماعي الفعال
– الأداء الفعال لا يقتصر على العمل الفردي، فعندما يعمل الناس معاً وليس كل فرد على حدة تصبح جهودهم المشتركة أكثر فائدة للمؤسسة، وعندما يتمتع الفريق بعلاقة جيّدة بين أفراده، ويدرك كل فرد مسؤولياته وسلطاته بوضوح يصبح الفريق متوازناً، ويشعر أعضاءه بالتقدير والمشاركة.
– تعلم كيف تدير رئيسك: هناك رئيس لا يجيد التنظيم، ولا يعطي تعليمات واضحة، وهناك آخر على العكس من ذلك، ونحن نميل بطبيعتنا لفعل ما يريد الرؤساء منا، وفيما يلي بعض الإرشادات في هذا الأمر:
فكر في نمط رئيسك في العمل وما هي المسائل التي يشعر بعدم الاطمئنان عند اقترابك منها، أظهر له رغبتك في التعلم واستوضح ما تعجز عنه إنْ لم تكن متأكداً من تعليماته، اتفق معه على الأولويات، وعلى الأهداف والأنشطة التي تخدم هذه الأولويات.
– كون فريق عمل متوازناً: عندما يعمل الزملاء كفريق يكون للمؤسسة أثر كبير، كما يمكن تحقيق الأهداف بقوة دفع هائلة، والفريق الجيّد هو الذي يسعى لتحقيق التوازن بين الأساليب المختلفة.
– ينبغي أن يضمّ الفريق أفراداً قادرين على: تقديم رؤية وطرح الكثير من الأفكار، تقديم التوجيهات لتحقيق الأهداف بفعالية، إدارة استراتيجية وتقسيمها إلى مهام متسلسلة، إدارة الترتيبات اللوجستية بمعنى الإبداع في تنظيم وإدارة الأفراد والموارد، التحفيز، الإبداع، والافكار الإبداعية، إتمام المشروعات، إيجاد الحلول، بناء الجسور بمعنى بناء الفريق من أشخاص ينتمون إلى خبرات وتخصصات مختلفة، والثقة بين بعضهم بعضاً.
– عندما يعمل الزملاء كفريق يتمكن كلّ فرد من استثمار وقته بفاعلية أكبر.
– أثناء العمل الجماعي يجب أن تتوضح المسؤوليات والأدوار حتى يعرف كل عضو في الفريق ما المطلوب منه، ويصبح التواصل بين الأعضاء أكثر سلاسة.
– احرص على معرفة المهارات والاهتمامات المختلفة لأفراد الفريق.
– فيما يلي بعض النقاط لرفع الروح المعنوية للفريق: تحدث عن الأهداف المشتركة، أعطِ تعليمات واضحة، وضح سلطة كل فرد، أبرز مزايا الآخرين بدلاً من نقدهم، ناقش الاختلافات، وإذا أردت مواجهة أحد أعضاء الفريق فليكن على انفراد، احترم مختلف الآراء، لا تُلقِ باللوم على الآخرين، حدّد المشكلة الحقيقة، وابحث عن طرق إبداعية لحلها، احترم هوية الفريق.
– التفويض هو إسناد مهام أو مسؤوليات السلطة أو شخص ليتصرف نيابة عنك وهو وسيلة للعمل الفعال واستثمار جيّد للوقت.
– التفويض يساعد على تطوير خبرات الزملاء ويحفّزهم ويرفع من روحهم المعنوية حيث يشعرون بالتقدير.
– عندما تفوض تأكد من: اختر الشخص المناسب، اشرح المهمة بوضوح، ناقش المشاكل المحتملة، قدم الموارد الكافية للشخص الذي تفوضه لإتمام المهمة، قيم جودة الأداء.
– تعلم أن تقول لا: فإذا وافقت في كلّ مرة على مساعدة الآخرين، فلن تتعلم أن تدير وقتك بالشكل المناسب.
– إذا لم نتعلم الرفض والحزم قد تتراكم علينا ضغوط العمل بسهولة مع تزايد الالتزامات، ولن نستطيع القيام بالمهام على أكمل وجه.
– فيما يلي بعض الإرشادات كي تكون حازماً في قرارك بالرفض، وهي: كن واضحاً بشأن أولوياتك وأهدافك، فكر في نتيجة قبول المزيد من المهام، اِعدل بين نفسك وبين الآخرين، عبر عن نفسك بحزم وإيجابية، بمعنى لا تعتذر، وتعلم أن تكون حازماً، ومباشراً، لا عدائياً، ولا جباناً.
– يجب التخطيط للاجتماعات بشكل أفضل، لذا حدّد أهداف الاجتماع، فقد يكون الهدف الإعلان عن أمرٍ ما أو المناقشة أو للتوصل إلى قرار.
– قم بتجهيز للاجتماعات كما يلي: الإعداد للجوانب العملية في الاجتماع مثل تحديد المشاركين ووقت بداية ونهاية الاجتماع، الإعداد لجدول الأعمال، ترتيب الجدول، ضع الأجزاء الأكثر أهمية في البداية، التخطيط مبكراً للاجتماع، تحديد أوقات حضور المشاركين، توزيع النشرات التوضيحية عليهم.
– حتى لو تم التخطيط للاجتماع بشكل جيّد فمن الممكن ألا يسير بصورة فعالة، لذا يجب أن يتم إدارة الاجتماع بشكل ناجح.
– المدير الناجح للاجتماع هو الذي: يشرك الجميع في موضوعاته، الحازم واللبق الذي لا يسمح للبعض بالاستحواذ على مجريات الاجتماع، يلخص التقدم الذي تم إحرازه، يذكر بالنقاط الرئيسة، يعلم متى ينتهي النقاش في أحد المواضيع، يطلب اتخاذ القرارات، أو الانتقال إلى موضوع آخر.
– هناك إرشادات للمشاركة الفعالة في الاجتماع: استمع إلى وجهات نظر الآخرين، يجب أن تكون تعليقاتك واضحة، حدّد الأدوار والمسؤوليات، كن مستعداً لتغيير وجهة نظرك، اعترض على الفكرة وليس على الشخص، استوضح المسائل غير الواضحة.
(6) التواصل بفعالية
– نحن نعيش في عصر الاتصالات اللحظية، والبريد الإلكتروني هو الأكثر شيوعاً، لكن لا يعتبر الوسيلة المثلى للتواصل دائماً فأحياناً، الاتصال الهاتفي واللقاء وجهاً لوجه أكثر فعالية.
– مزايا وعيوب كلّ وسيلة اتصال:
البريد الإلكتروني: سريع، تواصل مباشر عبر العالم، لكن ليس بجودة التواصل المباشر.
الهاتف: تفاعل فوري بين الطرفين، لكن لا يستطيع التواصل بسهولة مع عدد كبير.
وجهاً لوجه، وسيلة مثلى عند مناقشة المسائل الحسّاسة، وعند إبلاغ المعلومات المهمة، لكنه قد يستغرق وقتاً طويلاً.
– هناك نصائح بشأن استخدام البريد الإلكتروني، مثل: اختر عنواناً واضحاً للرسالة التي ترسلها، أرسل نسخاً من الرسالة للأشخاص الذين يهمهم فقط، حدد نوعية الردّ الذي تريده على رسالتك، هل طلبك واضح، هل ترغب في الحصول على ردّ أم لا، متى موعد الرد، اختر عبارات رقيقة لبناء العلاقات، لا تهمل قواعد الكتابة، اهتمّ بالتقديم الجيّد للرسالة، استخدم فقط الاختصارات الشائعة، ولا تستخدم الغريبة منها.
– في المكالمات الهاتفية يجب أن تكون نغمة الحديث واضحة فيها، ويمكن تفسير ما تقوله بسهولة عندما تشعر أنّ الطرف الآخر لم يفهمك بوضوح.
– المكالمات الهاتفية تحتاج إلى إعداد مسبق؛ لهذا ضع قائمة من النقاط الأساسية التي ستناقشها، واسأل الطرف الآخر ما إذا كان الوقت مناسباً للتحدث معه.
– حتى تستخدم الكمبيوتر بشكل أفضل لتوفير الوقت تعرف على الأدوات المفيدة فيه لتستثمر وقتك بشكل أفضل، مثل:
استخدم خاصية تعقب التغييرات لتصحيح العمل.
اِصنع نماذج جاهزة للأعمال التي تقوم بها بانتظام.
اجعل الوصول إلى الملفات أسهل.
استخدم خاصية ماكرو.
احتفظ بنسخ إضافية من الملفات.
احتفظ بنسخ احتياطية من الملفات.
استخدم التنبيهات الأوتوماتيكية.
– عليك باستخدام الإنترنت بفعالية: قد يوفر الإنترنت الوقت بطرق كثيرة، لكن انتبه! فقد تكون شبكة الإنترنت من أكبر أسباب ضياع الوقت.
– تقدم الإنترنت طرقاً عديدة لتوفير الوقت، مثل:
الحصول على مواعيد القطارات والحافلات والطائرات.
شراء البضائع أو الخدمات.
آخر الأخبار العالمية أو الأسواق المالية.
التواصل والتعاون في العمل.
لكن حذارِ من أن تقضي على شبكة الإنترنت وقتاً أكثر من اللازم.
– استمع بحرص، وعليك السعي للحدّ من مشاكل سوء الفهم من خلال الاستماع الجيّد فهو يقوي العلاقات ويقلل من احتمالات سوء الفهم التي تحدث، وذلك عبر: احترام استقلالية الآخرين وحقهم في التعبير عن أنفسهم، التركيز على الشخص الآخر والنظر إليه، ملاحظة نبرات وتعبيرات الوجوه، اِفهم الآخرين، احترم خصوصياتهم، الاستماع بحرص للتلميحات التي تدلّ على رغبة الآخرين في التعبير، أن تعيد عبارات الطرف الآخر بكلمات قليلة حتى تظهر له أنك تصغي له.
– قم بتسجيل الملاحظات سواء النقاط الرئيسة أو القرارات وغيرها، وذلك حتى يتم الرجوع إليها لاحقاً، وهناك ثلاث طرق لذلك، وهي:
1- قم بترقيم النقاط المختلفة ودون الكلمات الرئيسة.
2- اكتب كلمات وليس جملاً كاملة.
3- ابتكر الاختصارات الخاصة بك.
– ضع خطاً تحت العبارات أو ظللها، وارسم مخططاً للمعاني التي فهمتها من النقاط التي نوقشت.
– اقرأ بسرعة أكبر: والقراءة جزء من عملية التواصل، لكن من المهم تحديد الهدف منها، فعندما تحدّد الهدف من قراءة النص فكر في كمية الوقت التي تخصصها للقراءة، هل هي للعثور على تفاصيل أم نقطة معينة، أم لقراءة نصّ معيّن لمعرفة المغزى العام فيه.
– اِبحث عن تفاصيل معينة مثل قائمة بالنقاط والملخصات أو بدايات أو نهايات الأجزاء.
– تعلم فنّ استخلاص الخلاصة إذا كنت تريد فهم المغزى العام للنقاط التي يتناولها النصّ، واستوعب وجهة نظر الكاتب.
– لا تظنّ أن عليك أن تقرأ كلّ كلمة في مستند ما، تعلم أساليب فهم المعنى العام.
– فكر فيما تكتب: فرسائل البريد الإلكتروني وغيرها من صور التواصل المكتوب، في الغالب تتسم بسوء التنسيق وضعف الوضوح، هذا يعني مضي الكثير من الوقت لفهم محتواها.
– ولهذا هناك بعض النقاط التي يجب الاهتمام بها عند التخطيط لكتابة رسالة إلكترونية أو عادية، وهي: ينبغي أن يختلف أسلوب الكتابة على نوع المتلقي، حدّد الرسالة التي تريد نقلها للطرف الآخر، واختر بحرص الجزء المحوري لما تريد أن تقوله، وهل تحتاج إلى توضيح بعض الأمور، أوضح الردّ الذي تريده من الطرف الآخر.
– اكتب بوضوح: فعندما تكتب بوضوح فإنّك توفر وقت القارئ الذي لن يحتاج إلى إعادة القراءة حتى يفهم ما تحاول قوله، وفيما يلي القواعد الأساسية لوضوح الكتابة ويدلّ عليها الاختصار (abc)، وهي:
1- (Accurate – a) الدقة: تأكد من دقة الحقائق التي تكتبها.
2- (Brief – b) الإيجاز: عدم تكرار الفكرة وعدم الحشو والاختصار.
3- (Clear – c) الوضوح: فليكن هدفك تمكين القارئ من فهم رسالتك المقصودة فوراً ومن أول مرة.
(7) تنظيم الوقت
– من المفيد للغاية تقسيم الوقت إلى وحدات زمنية عند تنفيذ المهام، وهذا مفيد للعمل الرئيس الذي تؤدّيه أو المهام الروتينية.
– هناك إرشادات لإدارة وقتك أثناء فترات العمل المركز، وهي: اِفصل نفسك عن المحيط، مثلاً أغلق هاتفك والبرامج الأخرى، تعلّم ضغط الوقت وحدّد لنفسك مدة لا تزيد عن 30 دقيقة مثلاً، خذ قسطاً من الراحة بعد كل خمسين دقيقة من العمل المركز، خذ عشر دقائق راحة.
– يجب أن تركز انتباهك على المهمة التي تتعامل معها في الوقت الراهن حتى تنتهيَ منها على أكمل وجه، وفيما يلي بعض القواعد الأساسية لتحقيق التركيز على المهمة التي بين يديك أثناء العمل عليها، وهي:
حدّد لنفسك موعداً نهائياً وواقعياً.
تعلم التعامل بفعالية مع أيّ مقاطعة، مثلاً تقول للشخص الذي قاطعك: هل تمانع أن أنهيَ كتابة الجملة أولاً.
نظّم اتصالاتك بحيث تضع قائمة بالأمور التي تريد مناقشتها مع زملائك ثم أدرجها في مسودة البريد الإلكتروني، وبدلاً من إجراء عدة مكالمات أو إرسال عدة رسائل عن الموضوع، وضياع وقت أكثر، حدّد يوماً في الأسبوع لإجراء المكالمات الهاتفية.
– بدلاً من إهدار الوقت مع الأوراق المتناثرة عليك أن تتعامل مع كلّ ورقة منها لمرة واحدة فقط.
– إذا وصلك مستند تعامل معه وفقاً للطريقة التالية: الحذف والتخلص من الأوراق وغيرها تلك التي لم تعد بحاجة إليها تعامل معها بالردّ أو قراءتها، المهمة منها ضعها في ملف والتي تحتاجها يقيناً.
– ينبغي أن ننتبه للأوقات المهملة أو السلبية التي لا تؤدي فيها عملاً إيجابياً، ويجب أن تتعلم استثمارها بفعالية، مثل أوقات: الانتظار، عندما تنتظر وسائل المواصلات، عندما يكون الكمبيوتر بطيئاً وغيرها، فيما يلي بعض الطرق لاستثمار هذه الأوقات في:
إجراء المكالمات الهاتفية، الردّ على رسائل البريد الإلكتروني، قراءة التقارير، ترتيب الأوراق أو أرشفتها، مراجعة الملاحظات، قراءة كتاب أو مجلة، حلّ مشكلة في العمل، أو مجرّد حلّ الكلمات المتقاطعة، المشي، مسح الرسائل القديمة من ذاكرة الهاتف المحمول.
– تعامل مع المقاطعة: عندما تقاطعك بعض الأمور في العمل يسبب ذلك بطأً في معدل أدائك، ويشتتك عما تقوم به، وفيما يلي بعض الإرشادات التي تساعدك على التعامل مع هذه الأمور والحدّ من آثارها، وهي:
لا تشتت نفسك، مثلاً تتفقد رسائلك الإلكترونية أو تجري مكالمات.
استبق الأحداث، مثلاً عندما يُرسل لك شخص رسالة إلكترونية ويطلب موعداً لإجراء مكالمة حدّد أنت الموعد.
فوّض المهام للزملاء الذين تثق بهم.
أمسك بزمام الأمور، مثلاً حينما يقاطعك أحدهم، أجّل ذلك إلى الأوقات التي تناسبك، قل مثلاً: “سنتحدث في هذا الشأن في الرابعة”.
كن حازماً وتعلم أن تقول لا أحياناً.
– قاوم الإرهاق: فمن الوارد ان تضطرك ظروف العمل للضغط على نفسك قليلاً، مثلاً اقتراب الموعد النهائي، أو مرض زميل، قد تحتاج للعمل والتركيز لساعات طويلة، على الرغم من التعب.
– وهناك إرشادات للتعامل مع أوقات ضغط العمل والإرهاق المؤقت، وهي: لا تفرّط في تناول الكافيين، اِشرب الماء، خذ قسطاً من الراحة، استرخِ قبل النوم لمدة ثلاثين دقيقة، أدّ بعض التمارين الرياضية، استثمر أكثر أوقاتك نشاطاً وذكاءً، استخدم القوائم للتأثير على اكتمال المراحل والمهام؛ لأن ذلك يشعرك بالإنجاز، قم بإشراك الآخرين معك في حمل عبء العمل.
– طبّق كل ما سبق: فيما يلي كلمة تشجيع تساعدك على استثمار وقتك أفضل استثمار، وهي: حدّد أولوياتك، وضع خططاً لحياتك على أساسها،
اقتحم المهام الكبيرة والمعقدة وقسّم الكبيرة إلى مراحل أصغر قابلة للتنفيذ، نظم عملك واستخدم الملفات والأرشيفات، حدّد أوقات نشاطك التي تؤدي فيها الأعمال بأفضل نتيجة، أدّ عملك في فترات تركيزك، وخذ قسطاً من الراحة بين الحين والآخر، استفد من الأوقات السلبية، فوّض حين تحين الفرصة، وضح دورك مع رئيسك، وتعرف على ما ينتظره منك، تعامل مع الاجتماعات والبريد الإلكتروني بفعالية، اُرفض أحياناً، حتى لا تغرق في الالتزامات، طور بعض الوسائل التي تساعدك في تقليل الضغوط.
– إدارة الوقت هو المفتاح لإدارة حياتك كلها.
